Programa Nota Legal DF - Dicas de um expert

Caros, o que segue abaixo é um resumo de um e-mail que um colega de trabalho, Augusto, divulgou entre os amigos.

Apesar de não conhecê-lo, pedi autorização para publicar no Blog, porque tem boas dicas para todos. Achei interessante especialmente a parte referente aos "perfis" de consumidores.
Segue texto e docuementos anexos.

E eu me achava até organizado !! O interessante é que há várias pessoas realmente dedicadas ao Programa Nota Legal. Isso só reforça a impressão de que o programa decolou de vez !
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Caros, segue dicas de uso do sistema e do arquivo auxiliar, em anexo - Planilha de controle e acompanhamento das reclamações cadastradas no sistema do Nota Legal.


Em linhas gerais, para que os usuários do sistema de recuperação fiscal do GDF façam o melhor uso é de suma importância a leitura dos arquivos que se encontram no site do Nota Legal, em especial os seguintes:

- Desconto de IPVA/IPTU (é uma FAQ que explica as dúvidas gerais para o consumidor final)
- Esclarecimentos ECF (é uma FAQ que explica o que é o Emissor de Cupom Fiscal – ECF, direcionado mais para as empresas)
- Manual do Consumidor (como se cadastrar e operar o sistema)
- Cronograma de implantação de atividades econômicas sujeitas ao ICMS e ao ISS (útil para saber se o estabelecimento está OBRIGADO ou não a emitir o cupom fiscal com a identificação do CPF)


Quando a pessoa que está no caixa recebendo nossa solicitação para inclusão do CPF na nota pode estar falando a verdade ou não sobre a inclusão. Vejam os exemplos:

A partir de 1/5 2011:
TRANSPORTE ESCOLAR


A partir de 1/6/2011:
G461840100 - Representantes comerciais e agentes do comércio de medicamentos, cosméticos e produtos de perfumaria
POSTOS de COMBUSTÍVEL: G461250000 - Representantes comerciais e agentes do comércio de combustíveis, minerais, produtos siderúrgicos e químicos (* Sobre essa questão vide post anterior)

A partir de 1/9/2011:
SEGUROS e PLANOS de SAÚDE


A partir de 1/12/2011:
G453070300 - Comércio a varejo de peças e acessórios novos para veículos automotores
G453070400 - Comércio a varejo de peças e acessórios usados para veículos automotores
G472290100 - Comércio varejista de carnes - açougues
G472370000 - Comércio varejista de bebidas
G472450000 - Comércio varejista de hortifrutigranjeiros
G472960100 - Tabacaria
G474150000 - Comércio varejista de tintas e materiais para pintura
G474310000 - Comércio varejista de vidros
G476280000 - Comércio varejista de discos, CDs, DVDs e fitas
G477170100 - Comércio varejista de produtos farmacêuticos, sem manipulação de fórmulas
G477250000 - Comércio varejista de cosméticos, produtos de perfumaria e de higiene pessoal
H532020200 - Serviços de entrega rápida.


Você irá se enquadrar no perfil que poderá lhe render maior ou menor recuperação fiscal, conforme sua aptidão e disponibilidade para o controle ou não. Esteja certo que pode dar um pouco de trabalho mas não é nada impossível de se fazer, vejamos:


1) Tranquilo, mas atento: solicita o cadastramento sempre que faz as compras, deixando apenas algumas sem cadastrar – as de pequeno valor (< R$ 20,00); não entra no site com frequência, mas já se cadastrou para poder usar os créditos no início no ano;


2) Pouco preocupado, mas registra reclamações, sem ir à SEF-DF quando solicitado: sempre pede o registro do CPF nas notas, quando não cadastrado registra a reclamação mas não acompanha suas consequências, já que parte das reclamações pode não ter resposta da empresa/estabelecimento


3) Preocupado e itinerante: sempre pede o registro do CPF e vai à SEF-DF quando solicitado. Neste caso, haveria a necessidade de tirar copia das Notas e Cupons que são termicamente sensíveis e juntar ao aviso encaminhado pela SEF-DF ao e-mail cadastrado no site.


4) Controle total: registra o CPF em todos os estabelecimentos, quando negado pede a NF avulsa, quando esquece de registrar ou o caixa esquece se lhe informar o registro, pede para cancelar e reemitir a Nota/Cupom fiscal ; registra as reclamações no site acompanhando e indo à SEF-DF quando solicitado. Verifica a resposta dada às reclamações e faz estatística para saber onde deve concentrar os esforços nas próximas empreitadas! Quanto aos documentos não identificados faz uso do 156 para que a fiscalização proceda seu trabalho, observando se há obrigatoriedade na participação do estabelecimento.


Para o item 4 temos: 1 dia para registro das Notas/Cupons. 1 ou 2 dias para tirar as cópias e ir à SEF-DF. Uma vez por mês verifica e copia as respostas de retorno das reclamações para ver o que foi respondido, podendo classificar ou não por tipo, conforme o volume de respostas leve à alguma correção na etapa de registro (como preenchimentos inadequados / rasurados, por exemplo).


Como o volume de e-mails que são encaminhado pela SEF-DF à sua caixa é grande crie REGRAS para encaminhamento automático para pastas específicas criadas para tal (Ex. Notal Legal; Aguardando ação do consumidor; Concluídas; Concluídas pelo Fisco), assim v. não entulha a caixa de entrada as organiza melhor;


Aguardando a ação do consumidor – são as que retornaram de reclamações infrutíferas e que irão requerer a apresentação das notas à SEF-DF;


Concluídas pelo Fisco e Concluídas – depende do tipo de ação que o sistema tomou, incluindo se a empresa já se manifestou e os eventuais indeferimentos de crédito ou deferimentos pelo IMC, ver a legislação!


Como dica complementar segue o uso da planilha que é útil para os que se enquadram nos perfis 2 a 4, na primeira aba há exemplos para facilitar o entendimento:

A sequência sugerida é a seguinte:

1. Acumular as notas separando-as por mês, CPF e sem identificação de CPF (uma classe e duas ou três subclasses)
2. Quando está no mês de cadastramento escolher um dia no meio do mês (tipo dia 15 a 20) para cadastrar o Mês Atual menos 2 (Ex.: JUN hoje cadastra-se ABR) - não sugiro fazê-lo no início do mês nem do fim, período em o sistema pode estar com muito volume de transações. Esta ação permite que, no caso de ter que ir à Secretaria de Fazenda do GDF para apresentar as notas, hajam reclamações concentradas em uma faixa curta de data. Preferencialmente que o cadastro ocorra no máximo num período de três dias, para a as possíveis reclamações com retorno à SEF-GDF concentrem-se num único momento do mês. Em regra, no mês seguinte ao cadastramento da reclamação.
3. Preencher a planilha de acordo com o CPF e/ou as que estão sem identificação;
4. Ordenar em cada um destes grupos pelo valor, do maior para o menor, se o sistema cair v. já terá castrado as mais importantes.
5. Observar na lista que está cadastrada no extrato do site se aquela nota já está sendo processada pelo sistema, colocar a célula em azul e passar para a próxima;
6. As reclamações sem identificação de CPF deve-se olhar na lista do site para ver se a participação do estabelecimento já é obrigatória, assim v. poderá ligar para o 156 opção 3 e passar o numero do CNPJ para que o estabelecimento seja fiscalizado;
7. Entrar no site e lançar as reclamações conforme o tipo de nota, a qual v. irá saber olhando se a linha apresenta Modelo NF ou não (para este tipo de documento não estão mais solicitando o Modelo de NF) – veja abaixo;
8. Após o preenchimento de todos os campos necessários veja qual a resposta do sistema, e preencha a célula do CNPJ com a cor corespondente à Legenda a ação tomada, veja a explicação mais detalhada abaixo;
9. Terminada a etapa relativa a um CPF repetir o procedimento no próximo.

Na planilha:
Existem duas numerações que correspondem a uma sequência pra cada CPF que v. for controlar / cadastrar.


O campo CNPJ é formatado com máscara de modo que basta colocar os números e a célula formata com pontos e barra.
O campo Modelo NF somente é utilizado as notas fiscais (NF) e deve ser preenchido com dados de letra e número do modelo.
O campo COO / NF deve ser preenchido com o número COO, no caso dos cupons, e com o numero da nota no caso das NF.
O campo ECF (identifica a máquina que foi usada para gerar o cupom fiscal) .
O campo reclamação é para ser copiado o número da reclamação que o sistema devolve quando a mesma é aceita.
O campo retorno é para v. controlar o resultado da reclamação (Deferido ou Indeferido).


Não esquecer que os zeros à esquerda fazem parte do número de modo que devem ser digitados precedidos de apóstrofo – dígito que transforma o numeral em alfanumérico.


É para preencher a célula (basta uma, eu uso a do CNPJ) indicando uma das possíveis situações da Nota/Cupom a medida que a gente vai colocando a informação que está na linha (informação da cada Nota/Cupom fiscal).


Colorir à medida que cadastra.


Azul quando não tem que cadastrar reclamação porque o documento já está processando;
Verde quando o sistema aceita a reclamação e informa um número de protocolo, o qual é copiado para campo Reclamação;
Laranja quando o CNPJ não participa do programa (eu não descarto o CNPJ porque ele pode entrar no mês que vem, já que há uma programação de entrada para cada segmento no programa Nota Legal).

É comum haver resistência no comércio sobre a participação, ignore e exija sempre a nota, veja a lei em anexo. É um direito do consumidor! Inclusive que seja identificada, se não sai o CPF peça para emitir uma nota manual.


Se o sistema tiver problemas durante o cadastramento e próximo do fim do mês, pode haver prorrogação para o cadastramento, veja no site as indicações sobre isto.

Boas recuperações fiscais no programa de concessão de créditos!